Проблема належного документального підтвердження правових підстав для проведення закупівлі, здійснення якої за законодавством передбачено як виняток із конкурентного порядку, набуває особливого значення з огляду на нове законодавче регулювання переговорної процедури закупівлі.
Відповідно до пункту 7 частини 6 статті 51 Закону України «Про публічні закупівлі» від 27.05.2026 р., повідомлення про намір укласти публічний договір повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури без попередньої публікації разом з експертним та/або нормативними, та/або технічним, та/або іншим документом наявності однієї з визначених цією статтею підстав для її проведення.
Зазначена законодавча конструкція дає підстави виокремити два взаємопов’язані елементи правового механізму застосування переговорної процедури без попередньої публікації: 1) обґрунтування застосування відповідної процедури закупівлі; 2) документальне підтвердження наявності правової підстави для її проведення.
У цьому контексті експертний висновок стає ключовим документом для підтвердження правових підстав застосування переговорної процедури закупівлі. Адже на відміну від простого зібрання нормативних, технічних чи інших матеріалів, експертний висновок, передбачає їх фахове дослідження, оцінювання встановлених обставин та формулювання мотивованого висновку щодо наявності ознак відповідної законодавчої підстави.
Чому саме експертному висновку має надаватися особливе значення? Тому що правомірність застосування виняткової процедури закупівлі залежить не лише від формального посилання на відповідну норму закону чи наявності певного комплекту документів, а й від того, наскільки переконливо замовник може підтвердити фактичні обставини, що обумовлюють можливість застосування такого винятку.
Саме незалежна фахова експертна оцінка дає змогу дослідити ці обставини до прийняття замовником рішення про застосування переговорної процедури, виявити можливі прогалини в документальному обґрунтування та сформувати належну доказову основу такого рішення. Відсутність експертного дослідження не означає автоматичної неправомірності закупівлі, однак залишає замовника без додаткового незалежного фахового підтвердження, що може ускладнити доведення правомірності його дій під час моніторингу, перевірки або судового розгляду.
Практичне значення незалежної фахової експертизи підтверджується досвідом діяльності ТОВ «НФЕ», яким за період роботи організовано і проведено понад 50 незалежних фахових експертиз у формі оцінки відповідності. За результатами аналізу фактичних обставин проведення таких експертиз було сформовано висновок про необхідність застосування особливого алгоритму дослідження правових підстав для проведення переговорної процедури закупівлі. Його структура передбачає поєднання загального алгоритму дослідження зі спеціальними алгоритмами, застосування яких залежить від конкретної правової підстави, законодавчих вимог її застосування, особливостей предмета закупівлі та відповідних кваліфікаційних критеріїв.
Спеціальні алгоритми визначають додаткові питання, критерії оцінювання та перелік документів, які підлягають дослідженню в межах відповідної незалежної фахової експертизи у формі оцінки відповідності. Такий підхід дає змогу врахувати специфіку кожної законодавчої підстави та предмета конкретної закупівлі, забезпечити послідовність дослідження й обґрунтованість оцінювання встановлених обставин.
Таким чином, практичний досвід проведення експертиз і сформована методологія дослідження свідчать, що належне документальне підтвердження правових підстав для застосування переговорної процедури потребує не формального збирання документів, а їх системного дослідження із застосуванням відповідних фахових знань. Саме така експертна робота створює підґрунтя для підготовки мотивованого експертного документа, здатного слугувати доказовим аргументом на підтвердження правомірності рішення замовника закупівлі під час застосування ним переговорної процедури.
Отже, залучення незалежного фахового суб’єкта для проведення експертизи слід розглядати не лише як спосіб забезпечення належного документального підтвердження правових підстав застосування переговорної процедури закупівлі, а насамперед як превентивний механізм мінімізації правових ризиків замовника закупівлі. Проведення експертного дослідження до прийняття рішення про застосування переговорної процедури дає змогу завчасно перевірити достатність і належність документального підтвердження відповідної правової підстави, виявити можливі недоліки обґрунтування та отримати незалежну фахову оцінку досліджених обставин.
Це посилює доказову позицію замовника закупівлі та створює доказові аргументи на підтвердження правомірності його рішення у разі проведення моніторингу, перевірки або виникнення судового спору. Адже відповідальність за правомірність застосування переговорної процедури закупівлі залишається на замовнику, а тому завчасне отримання експертного висновку незалежної фахової експертизи у формі оцінки відповідності є обґрунтованим способом зменшення ризиків під час здійснення закупівлі.
